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重庆西南大学教育基金会档案管理制度
发布时间: 2016-10-31 16:07:38   作者:本站编辑   来源: 本站原创   浏览次数:

重庆西南大学教育基金会档案管理制度

(征求意见稿)


第一章 总 则

第一条  为规范本基金会行政事务管理,加强档案管理标准化、制度化建设,根据国家档案法律法规,结合本基金会实际,制定本制度。

第二条  档案工作坚持统一管理、分别负责的原则,本基金会办公室负责基金会档案的组织管理,各相关部门负责各自业务工作中形成的文件材料的收集、整理、归档,并支持、配合办公室做好档案管理工作。

第三条  基金会办公室是本会档案的管理部门,并指定档案管理人员,做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作,确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失。

第二章 归档范围

第四条 凡是反映本基金会工作活动、具有参考利用和保存价值的各种门类和载体的文件资料,均应及时归档。

第五条 业务主管部门的归档文件材料:

(一)主管部门下发的相关文件;

(二)向主管部门申报的相关材料;

第六条  登记管理部门的归档文件材料:

(一)登记部门下发的相关文件、登记证书;

(二)登记部门年检的相关材料。

第七条  本基金会的归档文件材料:

(一)基金会对外发出的相关文件;

(二)基金会工作人员人事档案、组织关系档案;

(三)基金会重大会议的会议纪要;

(四)基金会签订的合同、备忘录、意向书;

(五)基金会主管部门的相关批示、

第三章 归档要求

第八条 凡属归档范围的文件材料,各相关部门应按规定收集齐全,认真整理,按时向档案室移交。各项业务工作中形成的文件材料的归档率、完整率应达到100%,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第九条 归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件材料。应严把文件材料形成关,将不合规范的归档文件材料剔除于形成过程。

第十条 归档的文件材料应当齐全完整,每份文件的印件与定稿、正件与附件、请示与批复等都应齐全,应当按照自然形成、保持历史联系的原则依序排列,印件在前、定稿在后,正件在前、附件在后,批复在前、请示在后,并符合长期保管的质量要求。所有归档文件材料的字迹要清晰、工整,禁止使用圆珠笔、铅笔等不耐久的字迹材料制作文件。

第十一条 归档文件资料必须按规定时间归档,严格归档手续。归档时应拟制移交清单一式二份,交接双方据此查验清点档案,签名交接。

办公室负责接收档案和集中管理,于次年6月底前完成上年度档案整理立卷上交工作。

第四章 档案的保管、移交、销毁

第十二条   档案保管应贯彻“以防为主,防治结合”的原则,配置安全防范设施,加强防火、防盗、防潮、防霉、防尘、防虫、防光、防高温等工作,保证档案的完好与安全。要定期检查档案保管情况,发现问题及时处理。非档案管理人员不得随意进入档案室,室内要保持整洁,严禁吸烟。

第十三条  档案人员变动工作时,必须办理交接手续,严格核实交接的档案。

第十四条   档案不得借出、不得携带出境。

如有特殊需要,档案经理事长或秘书长批准,可以提供查阅、摘抄、复印,并办理登记手续。查阅、摘抄、复印档案须由本会档案管理人员陪同。

查阅档案时,严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱,发现上述情况应追究当事人责任。

第十五条   档案移交、销毁必须认真履行移交、销毁手续,移交、销毁档案由理事长审批,秘书长监交、监销。

第五章 附 则

第十六条 本制度由理事会负责解释,自理事会批准之日起施行。